企画のツボ

なにか企画しなければいけないことはたくさんあります。私の業界では、学会のセッションや研究会や会議だったり、雑誌の特集や報告書のとりまとめといったことです。こうした企画をスムースに行うコツは、日取り（または締め切り）、人（講演者や執筆者など）、企画内容の詳細の順で決めていくことです。逆に、企画の詳細、人、日取りの順でやると失敗します。もうひとつのコツは、すべてをきっちり決めてから始めるのではなく、決められるところから決めていき、選択の幅を意図的に狭めていくことです。以下では、人を集めて行う企画を前提にお話しします。原稿を集める企画も、似たようなものです。ここでは、小規模な企画を想定しています。具体的には１〜３人の企画者と１０名以下の講演（執筆）者です。

企画の大枠だけ決める　まず、企画の趣旨を４００字以内でまとめましょう。ちなみに、この文章の冒頭の段落は３００字弱です。タイトルと趣旨で、企画の大枠を決めます。「淡水イルカのシンポジウム」とか、「次期計測機器モデルの仕様決定会議」などをタイトルにして、その要点を短くまとめます。企画者が複数いる場合には、これを皆にメールして、期日を区切って意見を求め、修正した趣旨書をつくります。細かいことは、あとで決めましょう。なぜなら、「日取り」と「人」をクリアしたあとでないと「細かいこと」は決められないからです。なお、趣旨を文章にしておくことが大切です。配ることができますし、修正することもできます。ほんわかしたアイデアだけを電話や話し合いで言葉にしても、企画はすすみません。はっきりと記載しましょう。

日取り最優先　企画運営でもっとも大切なのは日取りです。企画者＋どうしても必要な講演者などの予定を聞いて、空いている日にちを決めます。とにかく、必要最小限の人間が参加できる日にちを決めてしまうのです。候補日のリストを回覧し、必須参加者が空いている日を同定し、日取りを速やかに決定して選択の幅を意図的に限定するのです。世の中、だいたいみんな忙しいです。３ヶ月先の皆の予定が約５分の１（１ヶ月に６日間）埋まっているとしましょう。この状況では、３ヶ月先の任意の日が全員空いている確率は、５人なら32.8%、１０人なら10.7%です。わかりますか？　日取りを合わせるのがどれほど重要で難しいか。逆に言えば、必要な人間の予定を先に押さえれば勝ったも同然です。予定さえ押さえておけば、あとはなんとでもなるのです。忙しい人は、一度決めた予定は、なにがなんでも守ります。主要メンバーが参加できる日取りの決定で、企画の８割は終わったといってもよいでしょう。どうしても成功させたい企画なら、エイヤで、１年くらいまえから日にちだけ決めてしまいましょう。直前でじたばたするよりずっと楽です。それに、参加するみなさんの心の準備も万全になりますよ。

日取りオークション　１５人ほどで構成される研究会を、３ヶ月に１度主催している。参加者はとても忙しい方ばかりで、メールのやりとりでも日程を合わせるのは至難の業だ。ぼやぼやしていれば、１週間経つと意中の予定日がダメになる。そこで、いつも研究会の終わりに次回の日取りだけ決めてしまう。スクリーンに３ヶ月先のカレンダーを映して、「はい、この日のご都合が悪い方？」「私は月曜日と木曜日がだめです」「では、この日はいかがでしょう？」「そこはＯＫです」「よこざんすか？　みなさんよろしいですね」・・・無言の同意・・・。「はい、では次回はこの日に決定。場所と講演者は追ってお知らせします」という具合だ。選択の幅をこの時点で狭めておくと、あとの作業はとても楽になる。

場所を決める　場所は、都市まで決まっていれば、ここで無理に施設まで決める必要はありません。企画が固まって人数が読めてから決めてもいいのです。しかし、選択の幅を狭める原則から言えば、あらかじめ人数読みをして、この段階で仮押さえしておくくらいの機敏さがほしいです。

人を決める　ここで、企画の趣旨書を示して人に声をかけます。この時点で声をかける人は、替わりがいる人です。こちらから日にちを指定して、いかがですか？と打診し、だめなら替わりの人に打診します。すでに日取り決定で主要メンバーは押さえてあるのですから、この段階では候補者につぎつぎにあたればよいのです。企画趣旨を満たせるよう、候補者の数は予定者の倍くらいあったほうがよいです。

仲良しグループの飲み会のノリで企画するのはやめましょう。−−−「久々に飲みたいよね」「なにが食べたい」「焼き鳥」「やっぱ鍋でしょ」「誰呼ぶ？」「この前の仲間でどう？　メールで一発！」「じゃ人数もたいしたことないよね」「金曜日の講義が終わったら、○○ちゃんとどっかで飲み始めてるから、あとから来る人は携帯で」などという企画は、仲間うちだけにしましょうね。この企画では、もっとも重要な「何時にどこに集合し、どの店で宴会をするのか」が決まっていないです。ついでに言えば、参集範囲も不明確です。仲間で飲みたいという気持ちを共有しているだけで、物事がすすんでいません。携帯があれば、集合場所や時間なんて決めなくても、内輪ではなんとかなるでしょう。でも、こんな企画は社会では通用しませんよ。自分の内と外を、しっかり区別しましょう。まさか、決めることで、強引だと思われるのがイヤとか、誰かを傷つけるかも、なんて余計な心配してないでしょうね。若者（だけじゃないけど）の企画運営が下手に見えるのは、私の年のせい？それとも携帯電話のせい？　

企画の詳細を決める　次に、企画の詳細を決めます。企画内容は、参加できる人によっても変わります。大枠は堅持するにしても、細かいところは、参加できる人次第です。前に決めたタイトルと趣旨書に、時間割と演者、演題をくっつければ、シンポジウムのプログラムのできあがりです。参加型企画でも、依頼原稿の特集でも、中身の項目がきまれば、それを順番に並べるだけで、企画案のできあがりです。ここでも、文字にしておくことが大切です。修正が楽ですし、ホームページに掲載すればそのまま募集や案内に使えます。最終的に、企画委員の中で承認し、正式な企画とします。

募集する　できあがった企画をメールで流すなりホームページに掲載するなりして、関係者に知らせます。募集期限と連絡先を明記しましょう。また募集人数の上限に達した場合、期限前でも募集を打ち切ることも示します。

小細工する　企画の楽しさはこれからです。デモや実験、現場見学、特集記事のコラムやきれいな写真、事後の懇親会などなんでもＯＫ。大枠が決まっていれば、その枠の中であとは自由にアイデアを出しましょう。無限の自由度では、豊かな発想は出てきません。枠を自ら決めて、その中で最適解を探すのがおもしろいです。

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